Všeobecné obchodné podmienky – Účtovníctvo, dane, mzdy

Článok I

Úvodné ustanovenia

Tieto Všeobecné obchodné podmienky (ďalej len „VOP“) bližšie vymedzujú základné obchodné podmienky a vzťahy medzi spoločnosťou Maleta s.r.o. so sídlom Jedľová 27a, 010 04 Žilina, IČO: 53 457 650, zapísanou v obchodnom registri vedenom na Okresnom súde v Žiline, oddiel Sro, vložka č. 76071/L (ďalej len „poskytovateľ“), a jej zákazníkmi (ďalej len v jednotnom čísle „objednávateľ“) v oblasti poskytovania účtovných služieb a/alebo spracovania mzdovej agendy a/alebo poskytovania služieb daňového poradenstva.
Podmienky a vzťahy neuvedené v týchto VOP sa riadia príslušným právnym poriadkom Slovenskej republiky.
Objednávateľom môže byť osoba, ktorá má záujem o dlhodobé poskytovanie účtovných, daňovo-poradenských a/alebo iných služieb poskytovateľa alebo osoba, ktorá má záujem o jednorazové poskytnutie niektorých zo služieb poskytovateľa, predovšetkým jednorazové spracovanie účtovnej závierky a/alebo daňového priznania.
Zmluvu v mene objednávateľa je oprávnený uzatvoriť jeho štatutárny orgán alebo prokurista zapísaný v obchodnom registri, zamestnanec v rozsahu zodpovedajúcich pracovných kompetencií, splnomocnená alebo poverená osoba. Splnomocnená alebo poverená osoba je povinná predložiť pri uzavretí zmluvy písomné plnomocenstvo alebo poverenie vrátane ďalších dokladov pre účely riadnej identifikácie v zmysle § 7 zákona č. 297/2008 Z. z. o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a o ochrane pred financovaním terorizmu v znení neskorších predpisov.
Ak je zmluvnou stranou objednávateľ, ktorý nie je spotrebiteľom, riadia sa vzťahy neupravené VOP zákonom č. 513/1991 Z. z. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov (ďalej len „Obchodný zákonník“).
Uzavretím zmluvy objednávateľ potvrdzuje, že sa oboznámil s týmito podmienkami a že s nimi súhlasí. Na tieto podmienky je objednávateľ dostatočným spôsobom upozornený a má možnosť sa s nimi zoznámiť. Tieto VOP tvoria nedeliteľnú súčasť uzavretej zmluvy.

Článok II

Rozsah služby

1. Poskytovateľ sa na základe zmluvy uzatvorenej s objednávateľom zaviazal poskytnúť riadne a včasné vedenie personálnej (mzdovej) agendy, jednoduchého a/alebo podvojného účtovníctva v súlade so zákonom č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov a v súlade s ostatnými právnymi predpismi platnými v Slovenskej republike (najmä s postupmi účtovania). Zároveň, na základe uzatvorenej zmluvy sa objednávateľ zaväzuje za riadne poskytnuté služby zaplatiť odplatu spôsobom a vo výške dohodnutej v uzatvorenej zmluve.Presný rozsah a špecifikáciu služieb ako aj presnú výšku odmeny určia poskytovateľ a objednávateľ pri uzatvorení zmluvy.
Služby vedenia účtovníctva zahŕňajú najmä, avšak nie len:
(i) vedenie účtovníctva vrátane účtovania v peňažnom denníku, hlavnej knihe a analytickej evidencie,
(ii) spracovanie a zatriedenie účtovných podkladov (došlé a odoslané faktúry, pokladničné doklady, bankové výpisy, interné doklady),
(iii) saldokonto dodávateľov a odberateľov,
(iv) evidencia hmotného a nehmotného majetku,
(v) podklady k vypracovaniu inventarizácie majetku a záväzkov objednávateľa,
(vi) vypracovanie ročnej účtovnej závierky pre jednoduché účtovníctvo, ktorá pozostáva z výkazu o príjmoch a výdavkoch a výkazu o majetku a záväzkoch, vypracovanie ročnej účtovnej závierky pre podvojné účtovníctvo, ktorá pozostáva zo súvahy, výkazu ziskov a strát, prílohy v predpísanej forme,
(vii) súčinnosť pri kontrolách Finančnej správy SR.
Vedenie personálnej a mzdovej agendy zahŕňa najmä, avšak nie len:
(i) viesť personálnu a mzdovú agendu zamestnancov, spracovať vyúčtovanie dane z príjmov fyzických osôb zo závislej činnosti, vystavovať zamestnancom potvrdenie o zdaniteľných príjmov a zrazených zálohách,
(ii) agenda sociálneho zabezpečenia a zdravotného poistenia zamestnancov v rozsahu povinnosti zamestnávateľa podľa príslušného zákona,
(iii) komunikácia (prihlasovanie, odhlasovanie, registrácia) so sociálnou poisťovňou a zdravotnými poisťovňami zamestnancov,
(iv) súčinnosť pri kontrolách Sociálnej poisťovne SR a zdravotnej poisťovne/zdravotných poisťovní.
Služby daňového poradenstva zahŕňajú najmä, avšak nie len:
(i) služby súvisiace s registráciou daňového subjektu na príslušné daňové účely,
(ii) príprava a spracovanie daňového priznania k dani z príjmov fyzických osôb, právnických osôb, k dani z pridanej hodnoty, k dani z motorových vozidiel, k dani z nehnuteľností, kontrolných výkazov a súhrnných výkazov (pre DPH účely), a ďalších súvisiacich výkazov,
(iii) vypracovanie písomných stanovísk z daňovo-účtovných oblastí,
(iv) hot-line poradenstvo z daňovo-účtovných oblastí,
(v) pomoc pri daňových kontrolách,
(vi) zastupovanie subjektov pred príslušnými orgánmi Finančnej správy SR v prípade daňových kontrol a konaní.
Činnosti uvedené v čl. II budú pre objednávateľa vykonávané priebežne počas roka a v rozsahu a v termínoch podľa individuálne dohodnutých podmienok počas trvania zmluvného vzťahu, a to po predložení účtovných/daňových dokladov objednávateľom.
Činnosti uvedené v čl. II ods. 2 bod (vii) budú vykonané po ukončení príslušného zdaňovacieho obdobia najneskôr do 3 (troch) mesiacov odo dňa skončenia zdaňovacieho obdobia objednávateľa. V prípade, že objednávateľ požiada o predĺženie lehoty na podanie daňového priznania k dani z príjmov, tieto činnosti budú vykonané najneskôr do lehoty stanovenej v oznámení o predĺžení lehoty na podanie daňového priznania k dani z príjmov riadne podanej príslušnému úradu Finančnej správy SR.Činnosti uvedené v čl. II ods. 3 budú vykonávané priebežne podľa prevádzkových potrieb objednávateľa a v súlade s legislatívne stanovenými lehotami spojenými so spracovaním mzdovej agendy.
Zmluvné strany sa dohodli, že k odovzdaniu a prevzatiu dokladov pre činnosti v zmysle čl. II dôjde v lehotách a spôsobom, ako je uvedené vo VOP, ak sa zmluvné strany nedohodnú inak.
Pokiaľ nie je v týchto VOP uvedené inak, všetky oznámenia, vyhlásenia, žiadosti, výzvy, účtovné doklady vrátane výpovede zmluvy a odstúpenia od zmluvy, príp. iné jednostranné právne úkony v súvislosti s VOP a ich plnením musia byť urobené v písomnej forme a doručené na korešpondenčnú adresu druhej zmluvnej strany, inak sú neplatné. Písomnosť sa považuje za doručenú za nasledovných podmienok:
(i) v prípade osobného doručovania písomnosti jej odovzdaním druhej zmluvnej strane alebo inej osobe oprávnenej prijímať písomnosti, príp. oprávnenej osobe na kópii doručovanej písomnosti, alebo odmietnutím prevzatia písomnosti,
(ii) v prípade doručovania písomnosti prostredníctvom Slovenskej pošty, a.s. alebo iného poštového doručovateľa formou listovej zásielky adresovanej na korešpondenčnú adresu zmluvnej strany uvedenú v záhlaví uzatvorenej zmluvy odovzdaním doporučenej listovej zásielky obsahujúcej písomnosť druhej zmluvnej strane resp. osobe oprávnenej prijímať písomnosti za túto zmluvnú stranu a podpisom zmluvnej strany alebo oprávnenej osoby na doručenke, najneskôr však uplynutím 2 (dvoch) kalendárnych dní odo dňa podania listovej zásielky obsahujúcej písomnosť na poštovú prepravu na pošte uvedenej na podacom lístku, a to bez ohľadu na úspešnosť doručenia, aj keď sa adresát o listovej zásielke obsahujúcej písomnosť nedozvedel,
(iii) v prípade elektronického doručovania na e-mailovú adresu uvedenú v zmluve.

Článok III

Práva a povinnosti zmluvných strán

Objednávateľ je povinný riadne a včas poskytovať poskytovateľovi všetku potrebnú súčinnosť ako aj podklady k zabezpečeniu účelu uzatvorenej zmluvy a VOP a zaväzuje sa konať tak, aby nebol účel zmluvy a VOP zmarený (jeho konaním, alebo akoukoľvek treťou osobou).
Objednávateľ je povinný pred začatím poskytovania akejkoľvek služby podľa zmluvy a VOP poskytovateľom poskytnúť riadne a včas poskytovateľovi všetky podstatné skutočnosti, ktoré by mohli ovplyvniť rozhodnutie poskytovateľa pri jeho postupe pri poskytovaní služieb.
Poskytovateľ je povinný najmä:
(i) poskytovať služby v zmysle zmluvy a VOP a v súlade s príslušnými právnymi predpismi riadne a včas, pričom plnenie jeho povinností je podmienené poskytnutím potrebnej súčinnosti zo strany objednávateľa, najmä poskytnutím všetkých potrebných dokladov a informácií k nim riadne a včas,
(ii) na požiadanie objednávateľa poskytovať základné výstupy z účtovnej a mzdovej agendy v elektronickej podobe,
(iii) zachovávať tajomstvo informácií a údajov o objednávateľovi, ktoré získa pri plnení predmetu zmluvy a VOP,
(iv) pri poskytovaní služieb riadiť sa pokynmi objednávateľa,
(v) dodržiavať povinnosti v zmysle zákona č. 18/2018 Z. z o ochrane osobných údajov v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o ochrane osobných údajov“).
Objednávateľ je povinný najmä:
(i) predkladať vo vopred dohodnutých intervaloch všetky informácie, údaje, dokumenty a doklady potrebné pre poskytovanie služieb,
(ii) ak nie je v zmluve dohodnuté inak, predkladať doklady pre vedenie účtovníctva v zmysle čl. II bod 2 najneskôr do 15. (pätnásteho) dňa nasledujúceho mesiaca po skončení príslušného mesiaca a doklady pre vedenie mzdovej agendy v zmysle čl. II bod 3 najneskôr do 3. (tretieho) dňa nasledujúceho mesiaca po skončení príslušného mesiaca. V prípade zamestnávania nového zamestnanca je potrebné poslať všetky potrebné podklady minimálne 3 (tri) pracovné dni pred začatím pracovného pomeru.
(iii) predkladať všetky účtovné doklady na zaúčtovanie úplné, formálne a vecne správne, daňové doklady slúžiace pre účely DPH doplnené o zákonom stanovené údaje. Ak poskytovateľ zistí, že doklady objednávateľom vykazujú nedostatky, alebo ak zistí akúkoľvek inú skutočnosť týkajúcu sa poskytnutých dokladov objednávateľa, ktorá by mohla mať negatívny dopad na objednávateľa, je povinný objednávateľa na to riadne a včas upozorniť a obe zmluvné strany sú povinné zistené nedostatky prejednať. Objednávateľ je povinný zvážiť pripomienky poskytovateľa týkajúce sa predkladaných dokladov. V prípade, že uvedené pripomienky poskytovateľa nebudú zo strany objednávateľa rešpektované, poskytovateľ nie je zodpovedný za vecnú a číselnú správnosť zaúčtovaných dokladov vykazujúcich nedostatky.
(iv) písomne informovať o akejkoľvek zmene kontaktných údajov potrebných pre plnenie povinností zo strany poskytovateľa a objednávateľa v zmysle zmluvy a VOP,
(v) na vyzvanie poskytovateľa zabezpečiť preklad predložených účtovných alebo mzdových dokladov z cudzieho jazyka do slovenského jazyka v dohodnutom termíne.
Objednávateľ zodpovedá za vecnú náplň účtovných/daňových dokladov a za ich časovú príslušnosť. Objednávateľ je povinný dodať poskytovateľovi podklady podľa tohto článku v priebehu pracovných dní, s výnimkou podkladov, ktoré môžu byť zaslané a poskytovateľom spracované aj elektronicky.
Objednávateľ v plnej miere zodpovedá za splnenie všetkých svojich oznamovacích a registračných povinností v zákonom stanovených termínoch.
V prípade akýchkoľvek sporných situácií (v ktorých sa zmluvné strany inak nedohodnú) týkajúcich sa odovzdávania a/alebo prevzatia dokladov, ktoré súvisia s predmetom VOP a zmluvy a ich plnením, sa zmluvné strany dohodli, že miestom osobného fyzického odovzdávania týchto dokladov poskytovateľovi bude sídlo poskytovateľa: Jedľová 27a, 010 04 Žilina, a miestom osobného fyzického odovzdávania týchto dokladov objednávateľovi bude sídlo objednávateľa. Doručujúca strana bude povinná oznámiť druhej zmluvnej strane doručovanie dokladov najmenej 2 (dva) pracovné dni vopred. V prípade omeškania objednávateľa s odovzdaním dokumentácie a podkladov poskytovateľovi je poskytovateľ oprávnený poskytnúť služby podľa svojich možností a schopností a rovnako je poskytovateľ oprávnený zaslať objednávateľovi písomnú urgenciu s určením miesta a času pre ich dodatočné prevzatie. V prípade omeškania objednávateľa s odovzdaním dokumentácie a podkladov je poskytovateľ oprávnený účtovať objednávateľovi zmluvnú pokutu vo výške 75% (sedemdesiatpäť percent) z mesačnej odmeny stanovenej v zmluve, a to aj bez doručenia písomnej urgencie.
Doklady, výkazy a ďalšie dokumenty adresované predovšetkým Finančnej správe SR, Sociálnej poisťovni SR a zdravotnej poisťovni, ktoré sa odosielajú v elektronickej podobe, sa poskytovateľ zaväzuje pripraviť na odoslanie najneskôr v posledný deň termínu ich podania na príslušný úrad. Autorizáciu dokumentov za pomoci kvalifikovaného elektronického podpisu zaisťuje objednávateľ, ibaže by sa zmluvné strany dohodli inak.
Doklady, výkazy a ďalšie dokumenty, ktoré sa neodosielajú v elektronickej podobe, sa poskytovateľ zaväzuje pripraviť na podpis a odovzdanie najmenej 2 (dva) pracovné dni pred termínom ich podania na príslušný úrad alebo dňom splatnosti príslušnej úhrady, alebo v taký iný deň, na ktorom sa strany dohodnú. Ak sa objednávateľ omešká s odovzdaním podkladov za účelom splnenia záväzku poskytovateľa, poskytovateľ má právo:
(i) zvýšiť cenu za vykonanie činností súvisiacich s odovzdaním podkladov, pre ktoré bol objednávateľ v omeškaní,
(ii) predĺžiť si lehotu na prípravu dokladov, výkazov alebo ďalších dokumentov súvisiacich s odovzdaním podkladov, pre ktoré bol objednávateľ v omeškaní o čas omeškania objednávateľa s odovzdaním podkladov.
Ak sa poskytovateľ rozhodne predĺžiť si lehotu podľa bodu 9 (ii) tohto článku VOP a odovzdá objednávateľovi dané doklady, výkazy alebo ďalšie dokumenty v takejto predĺženej lehote, poskytovateľ nenesie zodpovednosť za prípadné sankcie z dôvodu oneskoreného podania príslušných dokladov, výkazov alebo dokumentov objednávateľom príslušným úradom.
V prípade, že si poskytovateľ splnil svoje povinnosti podľa zmluvy a týchto VOP, poskytovateľ nezodpovedá za oneskorené úhrady alebo chybné platby daní, poistného a ostatných úhrad objednávateľa.
Poskytovateľ sa zaväzuje upozorniť objednávateľa, ak zistí, že príkazy objednávateľa sú nevhodné či neúčelné pre plnenie zmluvy, VOP a/alebo platných právnych predpisov. V prípade, ak bude objednávateľ trvať na postupe a úkonoch, poskytovateľ v žiadnom prípade nezodpovedá za škodu takto spôsobenú a poskytovateľ má právo odstúpiť od zmluvy.
Poskytovateľ nesie zodpovednosť za škodu spôsobenú objednávateľovi. Objednávateľ a poskytovateľ sa v zmysle § 263 v spojení s § 373 Obchodného zákonníka dohodli, že poskytovateľova zodpovednosť za škodu nie je objektívna, ale závislá na zavinení. Výška škody, za ktorú poskytovateľ nesie zodpovednosť, je ohraničená výškou peňažného plnenia (pokuty, penále, peňažné tresty), ktoré musí objednávateľ zaplatiť orgánom verejnej správy. Poskytovateľ nahradí objednávateľovi preukázaný nárok na náhradu škody maximálne do výšky 2 000 (dvetisíc) EUR. Poskytovateľ nezodpovedá za zákonnosť postupov a obchodných aktivít objednávateľa.
Poskytovateľ nezodpovedá objednávateľovi za prípadnú škodu vtedy, ak škoda vznikne v dôsledku:
(i) omeškania objednávateľa s oznámením dôležitých okolností a s odovzdaním všetkých (t. j. kompletných, úplných a vecne správnych) relevantných dokladov potrebných pre riadne plnenie zo strany poskytovateľa,
(ii) akýchkoľvek chýb v účtovníctve, ktoré vznikli následkom nesprávne a/alebo neúplne vyhotovených dokladov objednávateľom, spôsobeného konaním a/alebo nekonaním objednávateľa,
(iii) skutočností, ktoré zapríčinili vznik chýb a následných škôd ešte pred dňom platnosti a účinnosti zmluvy, ak ovplyvňujú poskytovanie plnenia poskytovateľom na základe zmluvy,
(iv) skutočností, ktoré nastanú až po skončení platnosti a účinnosti zmluvy a zapríčinia vznik chýb a následných škôd, ak spätne ovplyvňujú správnosť plnenia poskytovaného poskytovateľom na základe zmluvy.
Poskytovateľ je oprávnený vrátiť originály dokladov a podkladov po vykonaní pravidelných služieb v prípade, ak nie sú potrebné k poskytovaniu služieb. Poskytovateľ neposkytuje pre objednávateľa služby v oblasti archivácie a registratúry.

Článok IV

Cena služby

Objednávateľ a poskytovateľ sa dohodli na cene za jednotlivé plnenia v zmysle predchádzajúceho článku tak, že ceny jednotlivých plnení budú stanovené aktuálne platným cenníkom poskytovateľa, ibaže by sa strany výslovne dohodli na osobitných podmienkach, napríklad na paušálnej odmene.
Ak objednávateľ požaduje urgentné spracovanie podkladov, má poskytovateľ právo zvýšiť cenu za vykonanie služby na dvojnásobok ceny.
Ceny za poskytnuté služby nezahŕňajú správne a iné poplatky, ktoré sú spojené s poskytovaním plnení podľa čl. II VOP.
Preukázané cestovné výdavky poskytovateľa a výdavky na správne a iné poplatky budú objednávateľovi vyúčtované spolu s cenou poskytnutých plnení.
Poskytovateľ si vyhradzuje právo na zmenu VOP a/alebo cenníka alebo paušálnej odmeny. Pripravovanú zmenu VOP a/alebo cenníka či paušálnej odmeny poskytovateľ oznámi objednávateľovi aspoň 1 (jeden) kalendárny mesiac pred nadobudnutím účinnosti VOP a/alebo cenníka, či paušálnej odmeny. Pokiaľ objednávateľ v tejto lehote nevyjadrí svoje námietky k novým VOP a/alebo cenníku, či paušálnej odmene, má sa za to, že so zmenou súhlasí. V prípade nesúhlasu má objednávateľ v rovnakej lehote právo od zmluvy odstúpiť.
Úhrada ceny služieb zo strany objednávateľa bude vykonaná na základe faktúry poskytovateľa, ktorú poskytovateľ vystaví vždy do 15 (pätnástich) dní po ukončení kalendárneho mesiaca, na ktorý sa plnenie poskytovateľa vzťahuje.
Objednávateľ a poskytovateľ sa dohodli, že faktúra môže byť objednávateľovi zaslaná v elektronickej podobe na takú emailovú adresu, ktorú uvedie v zmluve. Faktúra, ku ktorej objednávateľ neuvedie svoje námietky či pripomienky do 5 (piatich) dní od jej doručenia, sa považuje za vystavenú a doručenú riadne a objednávateľ je povinný ju uhradiť. Objednávateľ sa zaväzuje zaplatiť faktúru do 14 (štrnástich) dní od dátum vystavenia faktúry.
V prípade omeškania s úhradou je poskytovateľ oprávnený uplatniť voči objednávateľovi nárok na zaplatenie úroku z omeškania vo výške 0,25 % z dlžnej sumy za každý deň omeškania.
Poskytovateľ má nárok na zvýšenie ceny služby v prípade udalosti na strane objednávateľa, ktoré bude mať vplyv na rozsah služby. Ak nie je dohodnuté inak, ide o zväčšenie rozsahu služby (prácnosť) minimálne o 30% (tridsať percent) na základe predchádzajúcich období – napr. nadmerná fluktuácia zamestnancov.
V prípade, ak poskytovateľ za daný mesiac poskytne objednávateľovi služby nad rozsah uvedený v čl. II je povinný uhradiť navyše dohodnutú odmenu v zmysle cenníka, ak sa zmluvné strany inak nedohodnú.

Článok V

Mlčanlivosť a ochrana osobných údajov

Poskytovateľ spracúva objednávateľom poskytnuté osobné údaje, v súlade s ustanoveniami zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov. Osobnými údajmi sa rozumejú najmä identifikačné a kontaktné údaje objednávateľa, jeho zamestnancov, zákazníkov a členov orgánov.
Poskytovateľ spracúva poskytnuté osobné údaje od objednávateľa za účelom plnenia služieb v rozsahu čl. II VOP, t. j. právnym základom spracúvania takýchto údajov je plnenie zmluvy, a teda ide o zmluvnú požiadavku. Osobné údaje sa spracúvajú v informačnom systéme poskytovateľa a nie sú profilované.
Uvedené osobné údaje objednávateľ poskytuje dobrovoľne a sám, v prípade poskytnutia nesprávnych, neúplných alebo neaktuálnych údajov poskytovateľ nezaručuje poskytnutie služby. Poskytovateľ nezodpovedá za škody spôsobené uvedením nesprávnych údajov. Poskytnutie nepravdivých osobných údajov je sankcionované zo zákona o ochrane osobných údajov. Neposkytnutie osobných údajov, ktoré sú nevyhnuté na riadne splnenie zmluvy, napr. v súvislosti so spracúvaním mzdovej a personálnej agendy, môže mať za následok nemožnosť plnenia zmluvy.
Tretie strany/Príjemcovia, ktorým môžu byť poskytnuté osobné údaje objednávateľa sprístupnené na nahliadnutie, prípadne poskytnuté na spracúvanie, sú Slovenská pošta a.s. na základe zákona o poštových službách, či iná prepravná spoločnosť za účelom doručenia/prepravy zásielok, Finančná správa SR na základe zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov, prípadne iným oprávneným subjektom, ktorým to umožňuje osobitný zákon v zmysle § 13 ods. 1 písm. c) zákona o ochrane osobných údajov. Príjemcom údajov môžu byť tiež osoby v postavení sprostredkovateľa, ktoré pre poskytovateľa dodávajú služby v postavení subdodávateľov (napr. právne služby, služby audítora, daňového poradcu a pod.)
Poskytnuté osobné údaje sa nebudú zverejňovať, ani prenášať do tretích krajín mimo EU a EHP.
Osobné údaje objednávateľa bude poskytovateľ spracúvať od ich poskytnutia. Prostredníctvom písomnej žiadosti zaslanej e-mailom budú osobné údaje objednávateľa bezpečne vymazané zo systému, okrem osobných údajov, ktoré podliehajú osobitnému zákonu č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach v znení neskorších predpisov.
Objednávateľ môže požiadať poskytovateľa o preukázanie totožnosti oprávnenej osoby u prevádzkovateľa, ktorá získava osobné údaje objednávateľa, a využiť svoje práva pri spracúvaní osobných údajov, podľa § 19 a § 20 zákona o ochrane osobných údajov. Poskytovateľ vystupuje vo vzťahu k zákazníkom objednávateľa v prípade poskytovania služieb v rozsahu čl. II VOP podľa ustanovenia čl. 28 Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (anglicky General Data Protection Regulation, skrátene ďalej len „GDPR“), z tohto dôvodu sa zmluva medzi poskytovateľom a objednávateľom riadi nasledovným:
Poskytovateľ nesmie poveriť spracúvaním osobných údajov ďalšieho sprostredkovateľa bez predchádzajúceho osobitného písomného súhlasu objednávateľa. V prípade písomného súhlasu objednávateľa je poskytovateľ tomuto ďalšiemu sprostredkovateľovi v zmluve alebo v inom právnom úkone povinný uložiť rovnaké povinnosti týkajúce sa ochrany osobných údajov, ako sú ustanovené v týchto VOP, pričom zodpovednosť voči objednávateľovi nesie poskytovateľ, ak ďalší sprostredkovateľ nesplní svoje povinnosti týkajúce sa ochrany osobných údajov.
Poskytovateľ sa zaväzuje spracúvať osobné údaje len pre účely poskytovania služieb.
Poskytovateľ spracúva osobné údaje po celú dobu platnosti a účinnosti zmluvy medzi ním a objednávateľom.
Poskytovateľ spracúva osobné údaje v identickom rozsahu, v akom ich spracúva objednávateľ.
Poskytovateľ je oprávnený vykonávať s osobnými údajmi iba spracovateľské operácie nevyhnutné na splnenie účelu spracúvania, a to najmä: získavanie, zhromažďovanie, uchovávanie a likvidáciu.
Poskytovateľ je povinný spracúvať osobné údaje len v nevyhnutnom rozsahu, aby bolo možné dosiahnuť účel spracúvania a len v súlade s podmienkami tohto článku VOP, prípadne písomnými pokynmi objednávateľa, a to aj vtedy, ak ide o prenos osobných údajov do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácie. Ak ide o prenos osobných údajov do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácie na základe osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná, poskytovateľ je pri takom prenose povinný oznámiť objednávateľovi túto požiadavku pred spracúvaním osobných údajov, ak osobitný predpis alebo medzinárodná zmluva, ktorou je Slovenská republika viazaná, takéto oznámenie nezakazuje z dôvodov verejného záujmu.
Poskytovateľ je povinný chrániť spracúvané osobné údaje pred ich poškodením, zničením, stratou, zmenou, neoprávneným prístupom a sprístupnením, poskytnutím alebo zverejnením, ako aj pred akýmikoľvek inými neprípustnými spôsobmi spracúvania.
Poskytovateľ vyhlasuje že zaručuje bezpečnosť spracúvaných osobných údajov, pričom pri prijímaní technických a organizačných opatrení za účelom zabezpečenia ochrany práv a ochrany osobných údajov dotknutých osôb objednávateľa najmä pred náhodným alebo nezákonným zničením, stratou, zmenou alebo neoprávneným poskytnutím prenášaných osobných údajov, uchovávaných osobných údajov alebo inak spracúvaných osobných údajov, alebo neoprávneným prístupom, bral do úvahy povahu, rozsah, kontext a účel spracúvania osobných údajov, rizika, ktoré sú spôsobilé narušiť bezpečnosť ochrany osobných údajov a ich závažnosť.
Poskytovateľ je povinný neposkytnúť osobné údaje tretím osobám, nepoužiť osobné údaje na iný než dohodnutý účel, nezneužiť pre svoj prospech alebo prospech tretej osoby a nenakladať s osobnými údajmi v rozpore s týmto článkom VOP.
Poskytovateľ a jeho zamestnanci či členovia jeho orgánov sú povinní zachovávať mlčanlivosť o osobných údajoch získaných od objednávateľa. Osobné údaje nesmú využiť pre osobnú potrebu, nesmú ich zverejniť, poskytnúť ani sprístupniť. Túto mlčanlivosť sa zaväzujú zachovať aj po skončení platnosti a účinnosti zmluvy. Poskytovateľ zodpovedá za to, že mlčanlivosť budú zachovávať aj jeho zamestnanci a iné nimi poverené osoby, ako aj prípadní externí spolupracovníci.
Poskytovateľ je povinný zabezpečiť, aby zhromaždené osobné údaje boli spracúvané vo forme umožňujúcej identifikáciu údajov od objednávateľa len počas nevyhnutnej doby na dosiahnutie účelu spracúvania.
Poskytovateľ sa zaväzuje spolupracovať a poskytnúť objednávateľovi súčinnosť pri zabezpečovaní dodržiavania povinností objednávateľa reagovať na žiadosti zákazníkov a zamestnancov objednávateľa pri výkone ich práv podľa ustanovení kapitoly III GDPR, vrátane oznámenia objednávateľa o každej písomnej žiadosti o prístup, ktoré boli doručené poskytovateľovi v súvislosti s povinnosťami objednávateľa podľa GDPR, zákona o ochrane osobných údajov a iných súvisiacich predpisov.
Poskytovateľ sa zaväzuje spolupracovať a poskytnúť objednávateľovi súčinnosť pri zabezpečovaní dodržiavania povinností podľa ustanovení čl. 32 až 36 GDPR, a to:
(i) zabezpečiť bezpečnosť spracúvania,
(ii) oznámiť Úradu na ochranu osobných údajov a dotknutým osobám, ak je to potrebné, akékoľvek porušenie ochrany osobných údajov,
(iii) v prípade potreby vykonať posúdenie vplyvu na ochranu osobných údajov, týkajúce sa vplyvu spracúvania na ochranu osobných údajov,
(iv) konzultovať s Úradom na ochranu osobných údajov pred uskutočnením akéhokoľvek spracúvania, ak z posúdenia vplyvu na ochranu osobných údajov vyplýva, že toto spracúvanie by viedlo k vysokému riziku v prípade, ak by objednávateľ neprijal opatrenia na zmiernenie tohto rizika.
Poskytovateľ sa zaväzuje poskytnúť objednávateľovi všetky informácie potrebné na preukázanie splnenia povinností stanovených v ustanovení čl. 28 GDPR a poskytnúť objednávateľovi súčinnosť v rámci auditu ochrany osobných údajov a kontroly zo strany objednávateľa alebo audítora, ktorého poveril objednávateľ.
Poskytovateľ je povinný bezodkladne oznámiť objednávateľovi, ak podľa názoru poskytovateľa akýkoľvek pokyn udelený objednávateľom porušuje zákon o ochrane osobných údajov, osobitný predpis alebo medzinárodnú zmluvu, ktorou je Slovenská republika viazaná, ktoré sa týkajú ochrany osobných údajov.
Poskytovateľ sa zaväzuje po skončení platnosti a účinnosti zmluvy, na základe rozhodnutia objednávateľa vymazať osobné údaje alebo vrátiť osobné údaje objednávateľovi a vymazať existujúce kópie, ktoré obsahujú osobné údaje, ak osobitný predpis alebo medzinárodná zmluva, ktorou je Slovenská republika viazaná, nepožaduje uchovávanie týchto osobných údajov.
Za dôverné informácie sa považujú najmä všetky informácie alebo dáta (údaje), bez ohľadu na to, či sú označené ako dôverné alebo nie, sprístupnené pred, počas alebo po dátume uzavretia zmluvy, či už v ústnej, zvukovej, obrazovej, písomnej alebo akejkoľvek inej forme (zahŕňajúc bez obmedzenia aj e-maily, faxové správy, nákresy, poznámky, softvér, elektronické kópie dokumentov, špecifikácie, dáta, grafy, zvukové nahrávky, zvukovo-obrazové záznamy, obrazové záznamy, digitalizované informácie, analýzy a porovnania, štúdie a memorandá, prísľuby, návrhy, prognózy akejkoľvek povahy a ďalšie dokumenty odvodené od vyššie uvedených informácií alebo obsahujúce vyššie uvedené informácie), poskytnuté zmluvnými stranami, osobám konajúcim v mene alebo v zastúpení zmluvných strán v súvislosti s touto zmluvou, ktoré nie sú bežne dostupné verejnosti týkajúce sa zmluvných strán, ktoré súvisia s touto zmluvou (§ 17 Obchodného zákonníka) (ďalej len ako „Dôverné informácie“).
Bez ohľadu na vyššie uvedené, Dôvernými informáciami nie sú informácie, ktoré:
(i) sú alebo sa stanú verejne dostupnými inak, ako ich sprístupnením/zverejnením dotknutou zmluvnou stranou, ktoré je porušením záväzkov vyplývajúcich z tohto článku zmluvy,
(ii) sa stali známymi poskytovateľovi ich získaním z iného zdroja ako od dotknutej zmluvnej strany, alebo
(iii) boli nezávisle vytvorené zmluvnou stranou bez použitia akýchkoľvek odkazov alebo vychádzania z Dôverných informácií poskytnutých objednávateľom.
Všetky Dôverné informácie, či už obsiahnuté v origináloch alebo v iných formách nosičov, ich kópie alebo dokumenty a ostatné nosiče pripravené alebo vyrobené s použitím Dôverných informácií zostávajú vo výlučnom vlastníctve dotknutej zmluvnej strany.
Zmluvné strany sú povinné:
(i) zachovávať mlčanlivosť o Dôverných informáciách časovo neobmedzenú dobu, a to aj po ukončení tejto zmluvy,
(ii) nesprístupniť, resp. nezverejniť Dôverné informácie tretím osobám bez predchádzajúceho písomného súhlasu dotknutej zmluvnej strany, okrem výnimiek uvedených v tomto článku VOP,
(iii) nepoužiť Dôverné informácie, priamo alebo nepriamo, na iný než dohodnutý účel alebo v rozpore s účelom týchto VOP a zmluvy,
(iv) nepoužiť, resp. nezneužiť Dôverné informácie priamo alebo nepriamo spôsobom, ktorý by poškodzoval druhú zmluvnú stranu,
(v) zabezpečiť ochranu osobných údajov vyplývajúcich z Dôverných informácií v súlade s príslušnými právnymi predpismi,
(vi) informovať druhú zmluvnú stranu o porušení povinnosti mlčanlivosti, utajenia alebo ochrany Dôverných informácií a o vykonaných opatreniach na odstránenie následkov porušenia tejto povinnosti bez zbytočného odkladu po tom, čo sa o porušení dozvedel,
(vii) odstrániť, resp. v maximálnej možnej miere minimalizovať následky porušenia povinnosti mlčanlivosti, utajenia alebo ochrany Dôverných informácií bez zbytočného odkladu po tom, čo sa o porušení dozvedel.
Dôverné informácie sú zmluvné strany oprávnené sprístupniť svojim štatutárom, a zamestnancom.
Zmluvné strany sú oprávnené poskytnúť Dôverné informácie, ak tieto informácie požaduje v súlade s platnými právnymi predpismi štátny orgán, súd, rozhodca alebo rozhodcovský súd alebo ich sprístupnenie vyžaduje zákon.

Článok VI

Povinnosti vyplývajúce zo zákona o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti

Zmluvné strany berú na vedomie, že poskytovateľ je povinnou osobou v zmysle zákona č. 297/2008 Z. z. o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti v znení neskorších predpisov (ďalej len „AML Zákon“), v dôsledku čoho mu vyplývajú voči objednávateľovi povinnosti, najmä
(i) identifikácia objednávateľa a overenie jeho identifikácie,
(ii) v závislosti od rizika legalizácie alebo financovania terorizmu identifikácia konečného užívateľa výhod a prijatie primeraných opatrení na overenie jeho identifikácie, vrátane opatrení na zistenie vlastníckej štruktúry a riadiacej štruktúry objednávateľa, ktorý je právnickou osobou alebo združením majetku,
(iii) získanie informácií o účele a plánovanej povahe obchodného vzťahu, a
(iv) vykonávanie priebežného monitorovania obchodného vzťahu,a to nielen pri uzatváraní obchodného vzťahu s objednávateľom, ale aj neskôr v prípadoch vymedzených AML Zákonom.

Zmluvné strany berú na vedomie, že poskytovateľ je povinný odmietnuť poskytnutie Služieb, ak z dôvodov na strane objednávateľa nebude môcť plniť povinnosti vyplývajúce z AML Zákona.

Článok VII

Vyššia moc

Ak nezávisle od vôle poskytovateľa a objednávateľa nastala prekážka, ktorá bráni poskytovateľovi alebo objednávateľovi v splnení ich povinností, neplnenie povinností zo zmluvy o poskytovaní služieb v dôsledku takejto prekážky nezakladá zodpovednosť za škodu, ak sú splnené nasledovné podmienky:
(i) prekážka nastala nezávisle od vôle poskytovateľa a objednávateľa,
(ii) nemožno rozumne predpokladať, že by povinná strana túto prekážku, alebo jej následky odvrátila alebo prekonala, a
(iii) nemožno rozumne predpokladať, že by v čase vzniku záväzku povinná strana túto prekážku predvídala.
Vznik takejto prekážky musí povinná zmluvná strana bez zbytočného odkladu oznámiť druhej zmluvnej strane, pričom ak prekážka trvá, alebo je možné rozumne predpokladať, že bude trvať dlhšie ako 15 (pätnásť) dní, má ktorákoľvek zo zmluvných strán možnosť zmluvu o poskytovaní služieb vypovedať s okamžitou účinnosťou.

Článok VIII

Trvanie a zánik zmluvy

Zmluvný vzťah sa uzatvára na dobu neurčitú.
Zmluvu je možné ukončiť vzájomnou písomnou dohodou zmluvných strán. Každá zmluvná strana je oprávnená zmluvu vypovedať. Žiadna zmluvná strana nie je oprávnená od zmluvy jednostranne odstúpiť, okrem prípadov uvedených v tejto zmluve.
Zmluvné strany sa teda dohodli, že zmluvu je možné ukončiť:
(i) dohodou zmluvných strán,
(ii) odstúpením od zmluvy podľa § 344 Obchodného zákonníka, v prípade podstatného porušenia zmluvy, za ktoré sa považuje ak:
o poskytovateľ preukázane nevykoná službu pre objednávateľa riadne, včas, alebo vo vyhovujúcej kvalite po písomnom upozornení objednávateľa s možnosťou nápravy minimálne 7 (sedem) pracovných dní,
o objednávateľ nezaplatí odplatu podľa čl. IV tejto zmluvy v lehote 30 (tridsať) dní po splatnosti faktúry napriek predchádzajúcemu písomnému upozorneniu poskytovateľa, že sa dostal do omeškania so zaplatením, o objednávateľ poruší akúkoľvek povinnosť uvedenú v čl. III bod 4 VOP.
(iii) písomnou výpoveďou ktorejkoľvek zo zmluvných strán, a to aj bez udania dôvodu, s 1-mesačnou (jednomesačnou) výpovednou lehotou, ktorá začína plynúť prvým dňom kalendárneho mesiaca nasledujúceho po mesiaci, v ktorom bola výpoveď doručená druhej zmluvnej strane.
Zmluvné strany sa zaväzujú písomne upozorniť druhú zmluvnú stranu bez zbytočného odkladu na vzniknuté okolnosti vylučujúce zodpovednosť brániace riadnemu plneniu tejto zmluvy. Zmluvné strany sa zaväzujú vyvinúť maximálne úsilie na odvrátenie a prekonanie okolností vylučujúce zodpovednosť.
Poskytovateľ je oprávnený odstúpiť od zmluvy v prípade, ak objednávateľ neodovzdá doklady v lehote stanovenej v čl. III týchto VOP.
V prípade odstúpenia od zmluvy zmluvné strany súhlasia, že poskytovateľ má nárok na náhradu nákladov, náhrad alebo akýchkoľvek iných výdavkov vzniknutých do momentu odstúpenia od zmluvy.

Článok IX

Záverečné ustanovenia

Zmluvné strany výslovne vylučujú aplikáciu akýchkoľvek obchodných podmienok objednávateľa na všetky právne vzťahy vzniknuté medzi nimi, a to i vtedy, keď sa na nich objednávateľ odkázal alebo odkazuje, a aj keď boli poskytovateľovi známe.
Na právne vzťahy výslovne neupravené týmito podmienkami alebo osobitným dojednaním sa použijú príslušné ustanovenia slovenských právnych predpisov.
Všetky spory sa Zmluvné strany pokúsia riešiť mimosúdnou cestou za účelom zachovania dobrých obchodných vzťahov. V prípade, ak k tomu nedôjde, sa zmluvné strany dohodli, že všetky spory, ktoré medzi nimi vzniknú z právnych vzťahov vzniknutých na základe týchto podmienok alebo uzatvorenej zmluvy alebo súvisiacich s týmito podmienkami alebo zmluvou, vrátane sporov o platnosť, výklad a zánik, ako aj spory, ktoré vzniknú z iných právnych vzťahov vzniknutých pred podpisom zmluvy, budú riešené pred Všeobecným Rozhodcovským súdom SR, Dunajská 8, 811 08 Bratislava (ďalej len „rozhodcovský súd“) jediným rozhodcom podľa vnútorných predpisov rozhodcovského súdu. Strany sa týmto dohodli na dodatočnom doplnení právomoci rozhodcovského súdu k predošlým právnym vzťahom medzi stranami. Rozhodcu ustanovuje a vymenuje rozhodcovský súd. Rozhodnutie rozhodcovského súdu bude pre strany konečné a záväzné. Strany sa výslovne dohodli na možnosti súdu v zmysle § 22a ods. 1 zákona č. 244/2002 Z. z. o rozhodcovskom konaní v znení neskorších predpisov.
Tieto podmienky sú určené pre úpravu vzťahov primárne medzi podnikateľmi, a sú v zmysle § 273 Obchodného zákonníka záväzné. Objednávateľ prehlasuje, že pred uzatvorením zmluvy podľa týchto podmienok mal možnosť sa s podmienkami dostatočne oboznámiť a obsah týchto podmienok ovplyvniť, vylúčením aplikácie nejakého článku či odseku osobitným dojednaním.
Poskytovateľ je oprávnený pre svoju internú potrebu evidovať a spracovávať dáta o zákazníkovi pochádzajúce od neho alebo tretích osôb, ktoré boli získané z obchodných vzťahov, alebo v súvislosti s nimi.
Ak by akékoľvek ustanovenie podmienok bolo v rozpore s kogentnými ustanoveniami platných a účinných právnych predpisov v Slovenskej republike, tak sa použijú ustanovenia týchto predpisov, čo však nemá vplyv na platnosť ostatných ustanovení obchodných podmienok, či na platnosť týchto podmienok ako celku. Zmluvné strany výslovne prehlasujú, že ustanovenia VOP, ktoré sú odchylné od dispozitívnych ustanovení právnych predpisov, sú takto odchylne dojednané vedome a zároveň prehlasujú, že podľa ich dobrej viery a svedomia, nie sú ustanovenia v rozpore s dobrými mravmi, neporušujú verejný poriadok alebo práva tykajúceho sa postavenia osôb, vrátane práva na ochranu osobnosti.
Zmluvné strany prehlasujú, že sú si vedomé všetkých následkov vyplývajúcich z týchto podmienok a zmluvy, že ich zmluvná voľnosť nie je ničím obmedzená a že im nie sú známe okolnosti, ktoré by im bránili.
Účinnosť týchto podmienok nastáva dňa 5.1.2022 a platia do vydania nových VOP.